Cidade de Arvada

Um estudo da experiência do usuário do Doodle

A pequena equipe do Conselho Municipal de Arvada, Colorado, tem a tarefa de atender às diversas necessidades municipais dos mais de 100.000 residentes de Arvada, cuidando de tudo, desde serviços policiais até iniciativas de sustentabilidade. Quando conversamos com Charise Canales, responsável pelo engajamento da vizinhança no escritório do gerente da cidade de Arvada, ela foi direta sobre a importante função que as reuniões desempenham em seu dia a dia. Ela nos disse que sua função "normalmente envolve a coordenação de muitas reuniões, como em qualquer trabalho municipal". Além disso, muitas dessas reuniões são com partes interessadas externas, sejam elas colaboradores corporativos ou cidadãos particulares. A realização de reuniões frequentes com diversos grupos de convidados externos pode rapidamente causar problemas de agendamento. Mas a cidade de Arvada simplifica sua programação com o Doodle Premium. Segundo Charise, "usamos o Doodle constantemente.

O Doodle permite o agendamento tranquilo em um software de calendário para reuniões externas

As reuniões internas na City of Arvada são fáceis de agendar porque todos no escritório usam o mesmo calendário. Charise explica que "podemos simplesmente abrir o calendário de todos e encontrar um espaço vazio". As reuniões com partes interessadas externas costumavam ser mais desafiadoras. Carise se lembra de ter tentado organizar grandes reuniões externas por e-mail: "era um monte de idas e vindas, do tipo: este horário funciona para mim, mas não funciona para esta pessoa. Essa era a Idade das Trevas". Agora? "Se forem partes interessadas externas", diz Charise, "é quando usamos o Doodle". Com o Doodle Premium, depois que uma rápida pesquisa no Doodle decide o horário da reunião, ele é automaticamente inserido nos calendários dos participantes. Charise estima que sua equipe economiza 3 horas por semana agora que passou a agendar reuniões externas por meio de um plano de equipe do Doodle.

O pontapé inicial do Censo 2020

Quanto maior o projeto, maior a dor de cabeça que o planejamento de reuniões pode causar. E não há projetos muito maiores do que um censo municipal! No escritório do gerente da cidade, a equipe está se preparando para o censo de 2020. Para começar, eles estão formando um Comitê de Contagem Completa, com cerca de 70 líderes comunitários, para aumentar a conscientização sobre o censo em Arvada. Como Charise admite, "reunir tantas pessoas em uma sala é um desafio". Mas o Doodle Premium permitiu que eles começassem a trabalhar rapidamente, e eles já agendaram e realizaram com sucesso a primeira sessão de treinamento do Comitê. Quando chegar a próxima vez de fazer o check-in com o Comitê de Contagem Total, não há dúvidas: eles usarão o Doodle novamente.

Os lembretes são um divisor de águas

Quando os participantes não respondem às solicitações de convite para reuniões, é muito trabalhoso procurá-los individualmente. Para Charise, lembrar as pessoas de confirmar a disponibilidade de suas reuniões costumava ser uma tarefa demorada e frustrante. "Especialmente", diz ela, "quando tínhamos reuniões muito grandes e eu só conseguia que algumas pessoas respondessem". Mas com o Doodle Premium, ela pode definir prazos para cada solicitação de convite de reunião que envia e enviar lembretes automáticos para quem não preencheu a pesquisa, sem nenhum trabalho extra de sua parte.

Casos de uso: Reuniões de equipe, partes interessadas externas, reuniões individuais, sessões de treinamento